Virtuelles Onboarding neuer Mitarbeiter

Wie Sie neue Mitarbeiter im Home-Office erfolgreich einlernen

Einen neuen Job anzufangen ist nicht einfach. Wir müssen unser gewohntes Umfeld verlassen und viele neue Informationen aufnehmen. Wir prägen uns neue Namen und Gesichter ein und machen uns mit unbekannten Aufgaben vertraut. Nach zwei Jahren Pandemie gibt es noch immer Unternehmen, die fürchten, dass die Arbeit von zuhause einen negativen Einfluss auf die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter haben könnte und remotes Onboarding nicht wirklich funktioniert.

Eines ist mittlerweile klar, Remote-Work und hybride Arbeitsmodelle sind nun ein fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Daher müssen wir auch traditionelle Onboarding-Konzepte langfristig an die Herausforderungen einer neuen, digitalen Arbeitswelt anpassen. Was können Unternehmen tun, damit neues Personal in einem rein virtuellen Arbeitsumfeld gut eingelernt wird, nicht die Motivation verliert und sich mit der Firma identifiziert? Kann ein remotes Onboarding-Konzept genauso handfest sein wie die traditionelle In-Office-Alternative?

Vorausplanen heißt das Zauberwort

Veronika Kirchner ist HR Business Partner bei AnyDesk und daher in die ersten Schritte des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter involviert. „Bei AnyDesk beginnt das Onboarding neuer Mitarbeiter sozusagen schon bevor diese ihren ersten offiziellen Tag haben. Es ist wichtig vorauszuplanen und ein gut durchdachtes Onboarding-Programm in Absprache mit dem entsprechenden Abteilungsleiter zusammenzustellen. Besonders dann, wenn neue Kollegen hauptsächlich im Home-Office arbeiten.“

Erstellen Sie eine individuelle Road-Map

Damit das Onboarding eines neuen Mitarbeiters gelingt, egal ob im Büro oder im Home-Office, sollten Sie eine Road-Map erstellen, die individuell an die neue Person und die Inhalte der Stelle angepasst ist. Arbeitgeber sollten sich dabei diese 4 Fragen stellen:

1. Welche Position nimmt der neue Mitarbeiter im Unternehmen ein?
2. Was sind die Hauptinhalte dieser Stelle?
3. Was benötigt ein neuer Mitarbeiter, um sich willkommen zu fühlen?
4. Welche Team-Mitglieder sollten die Einlernphase übernehmen?

Onboarding-Plan ans Home-Office anpassen

Die Road-Map schnell und ohne großen Aufwand in einen virtuellen Onboardingplan zu verwandeln, ist nicht schwer. Wenn Sie bereits ein Tool für Online-Kollaboration und Videokonferenzen verwenden, dann sollten Sie dieses auch für das Onboarding Ihrer Mitarbeiter nutzen. Reservieren Sie vorab Termine im virtuellen Kalender Ihres neuen Mitarbeiters, um die verschiedenen Onboarding-Module zeitlich gut zu strukturieren.

Remote-Onboarding lebt von Struktur. Sie stellen auf diese Weise sicher, dass Informationen zur Einarbeitung neuer Kollegen nicht wild durch den Raum geworfen werden, wie es oft im Büro der Fall ist, da Dinge dort eher spontan passieren. In einem digitalen Meeting können sich Ihre neue Remote-Arbeitskraft und die Kollegen erst einmal mit einer heißen Tasse Kaffee gegenseitig vorstellen, bevor sie anschließend zu Einarbeitungsthemen übergehen.

Die richtige Software macht den Unterschied

Ab und an benötigen neue Mitarbeiter auch mal etwas Hilfe. Das können technische Probleme mit Geräten oder inhaltliche Herausforderungen sein. Im Büro sind die Kollegen schnell zur Stelle und helfen bei Schwierigkeiten gerne aus.

Doch was passiert, wenn das ganze Team von zuhause aus arbeitet? Eine Remote-Desktop-Software, die erlaubt auf andere Geräte zuzugreifen, kann den kleinen, aber feinen Unterschied machen. Zuhause fühlen sich neue Mitarbeiter eventuell unsicher und verloren sobald ein Problem auftritt. Die richtige Software ist daher maßgebend, um neue Mitarbeiter an ihrem Remote-Arbeitsplatz zu unterstützen.

Wie Remote-Desktop-Apps beim Onboarding helfen können

Eine Remote-Desktop-Software ermöglicht Mitarbeitern, ihren Bildschirm zu teilen. Erfahrene Kollegen können neuen Mitarbeitern auf ihrem eigenen Gerät live demonstrieren, wie Aufgaben korrekt erledigt werden. Flexible Software-Lösungen verfügen außerdem über verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten, wie zum Beispiel Sitzungsberechtigungsprofile, um Zugriff auf das eigene Gerät entsprechend zu kontrollieren. Mitarbeiter haben so die Möglichkeit selbst zu entscheiden, ob sie einem Team-Mitglied uneingeschränkten Zugriff erlauben möchten. Bei IT-Problemen macht dies natürlich durchaus Sinn.

Flexible Lösungen bieten in der Regel die Option, Dateien remote von einem Gerät auf ein anderes zu übertragen. Wenn neue Mitarbeiter im Home-Office Feedback zu Dokumenten benötigen, können sie beispielsweise über die Remote-Dateiübertragung Dateien an die Geräte ihrer Kollegen senden. Doch auch für IT-Abteilungen ist solch eine Software besonders wertvoll, da sie einen schnellen und einfachen Remote-Support ermöglicht, egal von wo aus gearbeitet wird.

Der große Vorteil einer flexiblen Remote-Desktop-Lösung besteht darin, dass sie in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert werden kann. Denken Sie noch einmal darüber nach welche Kollaborations-Tools Sie aktuell verwenden, um Ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zuhause zu ermöglichen. Könnte eine Remote-Desktop-Software Ihre bestehenden Systeme eventuell ergänzen und virtuelles Onboarding neuer Mitarbeiter sogar vereinfachen?

Bunte Mischung statt Monotonie

Wenn neue Mitarbeiter nicht im Büro, sondern ausschließlich von zuhause aus arbeiten, kann das unter Umständen schon mal einen Einfluss auf die Motivation haben. Um Motivationsverlust zu vermeiden, sollten Arbeitgeber virtuelle Onboarding-Module abwechseln. Schließlich macht die bunte Mischung verschiedener Konzepte die Einarbeitung für den Mitarbeiter interessant. Bieten Sie virtuelle Produkt-Trainings an und stellen Sie Lehrmaterialien für Selbstlernphasen zur Verfügung. Achten Sie jedoch darauf, dass im Kalender des Mitarbeiters genug Zeit für Self-Learning vorgesehen ist.

Eine virtuelle Meeting-Kultur

Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern Raum für digitales Networking bieten, wie beispielsweise virtuelle Kaffee- oder Mittagspausen. Haben Sie schon mal darüber nachgedacht einen virtuellen After-Work-Stammtisch für Ihre Mitarbeiter zu organisieren? Abteilungen bleiben so nicht nur geschäftlich, sondern auch sozial miteinander vernetzt und können neue Mitarbeiter in einer digitalen Welt besser in das Team integrieren.

Warum die Vermittlung von professionellem Know-How nicht alles ist

Onboarding geht stets über die rein fachliche Einarbeitung hinaus. Sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeiter gut ins Team integriert fühlen, ist genauso wichtig wie stellenrelevantes Know-How zu vermitteln. Nur wer auf beides Wert legt, wird die Work-Life-Balance seiner Mitarbeiter langfristig verbessern. Versuchen Sie beim Entwerfen des Onboarding-Plans also immer über den Tellerrand hinauszuschauen.

„Es ist uns wichtig, neue Kollegen schon frühzeitig vorzustellen. Das Team soll die neue Person im Vorfeld kennenlernen”, erklärt Veronika. „Neue Mitarbeiter füllen vor ihrem ersten Tag einen kleinen Fragebogen über ihre Hobbies und Zukunftsziele aus – selbstverständlich alles auf freiwilliger Basis. Mit Einverständnis des neuen Mitarbeiters teilen wir die Antworten als Announcements anschließend in einem sicheren, unternehmensinternen Kommunikationskanal, sodass Kollegen kleine Gemeinsamkeiten mit dem neuen Mitarbeiter, wie beispielsweise identische Hobbies, erkennen können.“

Sie werden sehen, das Eis ist damit schnell gebrochen. Nur wenn sich neue Mitarbeiter willkommen, vollwertig integriert und nicht allein gelassen fühlen, werden sie sich mit der neuen Position und dem Team identifizieren und langfristig in Ihrem Unternehmen bleiben.

Perspektivwechsel – Gedanken eines Newbies

Ich habe im November vergangenen Jahres bei AnyDesk begonnen und mein Onboarding verlief zum größten Teil rein remote ab. Da ich aus einem sehr traditionellen Arbeitsumfeld kam, in dem vor der Coronapandemie stets Wert auf die persönliche Anwesenheit im Büro gelegt wurde, kannte ich lediglich traditionelle Arbeitskonzepte. Ich war mir unsicher, ob virtuelles Onboarding zuhause überhaupt funktionieren würde. Einen neuen Job zu erlernen, sich neuen Aufgaben zu stellen und sich in ein neues Team remote einzufinden, kann das gut gehen? Die anfängliche Panik verflog jedoch sehr schnell und ich verstand, dass ich mir keinerlei Sorgen machen brauchte.

Struktur hat mir geholfen

Zu Beginn erhielt ich einen detaillierten Onboarding-Plan. Er bestand aus einer bunten Mischung von 1-on-1-Meetings zu Einführungsthemen, Zeit für Eigenrecherche und virtuellen Produkt-Trainings. Schon am ersten Tag kannte mein Team meine Hobbies und meinen Namen, was das Eis zwischen mir und meinen Kollegen sehr schnell gebrochen hat.

Mein Notebook war bereits mit einer Reihe nützlicher Tools ausgestattet. Diese halfen mir, mit meinen neuen Kollegen verbunden zu bleiben. Auch IT-Probleme waren kein Problem. Der Gedanke daran, im Home-Office allein mit technischen Problemen kämpfen zu müssen, bescherte mir im Vorfeld schweißige Handflächen. Die IT-Abteilung konnte jedoch schnellen und unkomplizierte per Fernwartung auf meine Geräte zugreifen. Ich war verblüfft, wie unkompliziert und flüssig alles lief.

Fazit

Zwar ist die persönliche Interaktion für unser Miteinander nach wie vor sehr wichtig, sie ist jedoch nicht maßgebend, um sich mit neuen Dingen und Kollegen vertraut zu machen. Wenn sich Unternehmen für neue Onboarding- und Arbeitsmodelle öffnen, die richtigen Tools bereitstellen und gute Networking-Möglichkeiten anbieten, ist Remote-Onbaording genauso handfest wie die traditionelle In-Office-Alternative. Wer neue Mitarbeiter zuhause einlernen kann, kreiert außerdem viele neue Chancen auf dem Arbeitsmarkt, da die Suche nach einem geeigneten Kandidaten nicht länger auf eine bestimmte Region beschränkt sein muss.

Glückliche Mitarbeiter bringen Erfolg

Wer einen Einarbeitungsplan für neu Remote-Arbeitskräfte kreiert, sollte dabei stets über den Tellerrand hinausschauen. Denken Sie daran, dass es beim Onboarding nicht nur auf die erfolgreiche Vermittlung des technischen Know-Hows ankommt. Neue Mitarbeiter sozial in das Team zu integrieren ist mindestens genauso wichtig. Damit das Onboarding für neue Kollegen interessant bleibt, wechseln Sie verschiedene Meeting-Konzepte ab. Neue Mitarbeiter werden nur dann in Ihrem Unternehmen bleiben, wenn sie sich von Beginn an aufgehoben und nicht allein gelassen fühlen. Ein strukturiertes und abwechslungsreiches Onboarding-Programm kann Ihnen dabei helfen.

Sie haben Interesse an einer Software-Lösung, die neue Arbeitsmodelle versteht? Sie möchten Ihren Mitarbeitern flexible Home-Office Möglichkeiten anbieten und die technische Grundlage für erfolgreiches Remote-Onboarding schaffen? Gerne helfen wir Ihnen, diese Ziele umzusetzen.