Como integrar novos funcionários remotamente

Dicas úteis para a integração de novos funcionários remotos

Começar um novo trabalho não é fácil. Exige saída da zona de conforto, afinal, precisamos receber muitas informações novas, lembrar de novos nomes e rostos e nos familiarizarmos com novas tarefas. Após dois anos de malabarismo com o impacto da pandemia da COVID-19, algumas empresas ainda temem que trabalhar em casa possa afetar negativamente a capacidade de trabalho do funcionário, sobretudo quando se trata de integrar os novos colaboradores.

Mas os modelos de trabalho remoto ou híbrido estão aqui para ficar, por isso devemos adaptar os modelos tradicionais de integração aos desafios deste ambiente alterado. Como os novos colaboradores permanecerão motivados, se identificarão com a empresa e aprenderão todas as novas informações relevantes, se nem sempre uma troca presencial é possível? Um conceito remoto de integração é tão sólido quanto sua tradicional alternativa presencial? Neste post do blog, daremos dicas valiosas sobre como implementar um modelo eficiente de integração para novos funcionários remotos, para que possam ser incluídos com sucesso na equipe e não se sintam excluídos.

Planejamento é a chave

Veronika Kirchner é uma Parceira Comercial de RH na AnyDesk e está envolvida nas primeiras etapas do processo de embarque. “Na AnyDesk, a integração começa antes que os novos funcionários tenham seu primeiro dia oficial. É importante planejar com antecedência e preparar um programa adequado de integração em ligação com o gerente de linha responsável, especialmente quando se integra alguém em uma equipe remota”.

Criar um roteiro virtual

Ter um roteiro de integração no local, adaptado individualmente à posição do novo funcionário, é fundamental para o sucesso da integração, no escritório tradicional e remoto. Como uma empresa, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

Que cargo a nova pessoa assumirá em sua empresa?
Quais serão as tarefas-chave?
O que você pode fornecer para garantir que um novo funcionário se sinta verdadeiramente bem-vindo?
Que membros da equipe devem assumir a fase de instrução?

Manter estes pontos em mente ajudará você a criar um plano que reflita todos os tópicos relevantes.

Adapte seu plano a um modelo de trabalho remoto

Converter isto em um modelo de integração remoto não requer um diploma em ciência aeroespacial. Se você já está usando uma ferramenta de colaboração e conferência on-line para conectar seus funcionários remotos com o escritório, aproveite-a. Recomendamos que reserve diferentes espaços de tempo no calendário do novo funcionário para os vários blocos de integração com antecedência.

Isto proporcionará estrutura ao trabalho remoto de integração e garantirá que as instruções não sejam atiradas aleatoriamente, como muitas vezes acontece no escritório, onde as coisas tendem a acontecer de forma bastante espontânea. Em uma reunião digital, seu novo funcionário remoto e o instrutor poderão se apresentar um ao outro enquanto desfrutam de uma xícara de café fumegante juntos antes de falar de negócios.

As ferramentas certas podem fazer a diferença

De vez em quando, os novos colaboradores podem precisar de assistência, seja diante de problemas técnicos com dispositivos ou questões relacionadas ao conteúdo. No escritório, um pequeno pedido de ajuda geralmente atrai a atenção dos membros da equipe. Eles se remexem em suas cadeiras de escritório e, de bom grado, ajudam a demonstrar como resolver determinado problema ou a direcionar para o próximo passo.

Mas o que acontece se toda a equipe estiver trabalhando de casa? Um Software de Área de Trabalho Remota que permite o acesso a outros dispositivos pode, de fato, fazer uma grande diferença. Em casa, os novos colaboradores podem se sentir perdidos e inseguros sobre como resolver um problema por conta própria. Portanto, ter as ferramentas de software certas no lugar é fundamental para ajudar os novos funcionários em seu local de trabalho remoto.

Como os aplicativos de área de trabalho remota podem facilitar a integração

O software de área de trabalho remota vem com uma possibilidade de compartilhamento de tela, por exemplo, que permite aos colegas demonstrar em seu próprio dispositivo como as tarefas estão sendo executadas corretamente. Uma solução flexível também traz uma variedade de opções de personalização, tais como perfis de permissão de sessão para conceder ou restringir o nível de Acesso Remoto a um dispositivo. Os funcionários podem decidir se permitem o acesso total a um membro da equipe, o que faz sentido no caso de problemas de TI, ou conceder apenas certas permissões.

Uma ferramenta flexível permitirá que os funcionários compartilhem arquivos entre diferentes dispositivos. Para novos funcionários, isto pode significar o envio de arquivos para revisão diretamente para o dispositivo de um colega mais experiente. Especialmente para os departamentos de TI, este tipo de software é um ativo valioso para oferecer suporte remoto rápido e fácil aos novos funcionários de qualquer lugar e a qualquer momento.

A boa notícia é uma solução de software flexível que pode ser integrada na TI existente de uma empresa de forma fácil e rápida. Reconsidere as ferramentas de colaboração que você está utilizando atualmente para permitir o Trabalho Remoto em sua empresa. Um software de área de trabalho remota poderia complementar sua infraestrutura de TI e facilitar os processos de integração virtual em sua empresa?

Faça misturas – Crie oportunidades de trabalho em rede

Manter os novos funcionários motivados quando não entram ativamente no escritório parece ser um desafio para algumas empresas. Mas não tem que ser! Misturar diferentes tipos de módulos virtuais de integração manterá este processo interessante. Inclua treinamentos de produtos virtuais, forneça fontes para autoestudo e disponibilize espaço no calendário do novato para o autoaprendizado.

Estabelecendo uma cultura de reunião virtual

Já pensou em criar oportunidades de networking virtual que não incluam apenas os novos membros da equipe, mas todos os seus funcionários, tais como intervalos para café virtual, intervalos para almoço ou uma reunião virtual após o trabalho? Dessa forma, os departamentos existentes permanecerão conectados e terão a oportunidade de incluir novos funcionários, mesmo que o evento ocorra apenas em um ambiente digital.

Por que ensinar o know-how profissional não é tudo

Lembre-se sempre de que integração é mais do que simplesmente considerar os pontos mais importantes. Assegurar que os novos colaboradores se sintam incluídos é tão importante quanto ensinar o know-how profissional de um cargo, o que contribuirá para um equilíbrio saudável na vida profissional. Ao planejar a agenda de integração de uma nova pessoa, tente pensar de forma criativa. Imagine como os novos colaboradores se sentirão bem-vindos se os atuais funcionários já souberem seus nomes no primeiro dia.

“Na AnyDesk, queremos apresentar novos colegas com antecedência, para que o resto da empresa saiba um pouco mais sobre eles”, explica Veronika. “Em um pequeno questionário sobre seus hobbies e objetivos futuros, os novos funcionários se apresentam – todos de forma voluntária, é claro – antes de seu primeiro dia oficial”. De acordo com o novo funcionário, compartilhamos as respostas como anúncios em um canal de comunicação seguro e interno do escritório para que outros possam descobrir possíveis pontos de conexão, como passatempos mútuos”.

Em um ambiente de trabalho virtual, este pode ser um grande quebra-gelo. Se os novos funcionários se sentirem bem-vindos, orientados, apoiados e incluídos ativamente na equipe, eles se identificarão com a nova posição e com o departamento. E, o mais importante, permanecerão em sua empresa.

Não há motivos para ficar nervoso – Uma perspectiva do funcionário

Comecei com a AnyDesk no início de novembro e minha integração, na maior parte do tempo, aconteceu remotamente. Para dizer a verdade, no início eu não tinha certeza se isto poderia funcionar. Vim de um ambiente de trabalho muito tradicional no qual chegar ao escritório diariamente (em tempos pré-pandêmicos) era a norma. Aprender um trabalho completamente novo, fazer tarefas que eu ainda não estava familiarizado, trabalhar com uma equipe que eu não conhecia, e tudo isso remotamente… Tive alguns ataques de pânico com este pensamento. Mas muito rapidamente aprendi que todas as minhas preocupações eram completamente infundadas.

Como funcionou para mim

Recebi um plano detalhado de integração que continha uma mistura de reuniões particulares com colegas que me dariam instruções sobre novas tarefas, horários para autoestudo e treinamentos virtuais de produtos. Em meu primeiro dia, minha nova equipe já conhecia meus hobbies, que se revelaram um grande quebra-gelo para as conversas.

Meu caderno estava equipado com uma variedade de ferramentas que me ajudaram a manter a conexão com meus colegas. Quando me deparei com problemas de TI no início (meu cenário de pânico número um, logo no começo), o departamento de TI forneceu suporte remoto rápido acessando meu dispositivo e resolvendo os problemas em minutos. Nem acreditei em como tudo estava indo bem.

Conclusão

Nem sempre é necessária uma interação presencial para se familiarizar com alguém ou algo. Se uma empresa tem a mente aberta, fornece as ferramentas certas e oferece oportunidades de networking para incluir novos funcionários, a integração remota pode ser tão sólida quanto instruir novos funcionários no ambiente tradicional de escritório. O trabalho remoto e os conceitos de integração também geram novas oportunidades no mercado de trabalho para ambos, empresas e funcionários, já que as empresas não precisam limitar estritamente sua busca por novos funcionários a uma região local.

Funcionários satisfeitos impulsionam os negócios

Ao implantar um plano de integração remota, os empregadores devem sempre pensar fora da caixa. Lembre-se de que incluir novos colaboradores em nível social é tão importante quanto transmitir o know-how técnico de sua posição. Para manter o processo interessante, recomendamos uma mistura de diferentes modelos de reuniões. Os novos funcionários só ficarão com você se estiverem satisfeitos a longo prazo – e um programa de integração estruturado e versátil pode ajudá-lo a alcançar exatamente isso.

Interessado em uma solução de software que compreenda novos conceitos de trabalho? Você está procurando implantar opções flexíveis de escritório em casa e a estrutura tecnológica para permitir a integração remota em sua empresa? Ficaríamos satisfeitos em ajudá-lo a concretizar estes objetivos.