Cómo incorporar nuevos empleados de forma remota

By Stephanie Graebel enero 17, 2022

Consejos útiles en la incorporación de nuevos trabajadores remotos

Empezar un nuevo trabajo no es fácil. Requiere salir de la zona de confort, ya que hay que asimilar mucha información nueva, recordar nuevos nombres y caras, y familiarizarse con nuevas tareas. Después de dos años haciendo malabares con el impacto de la pandemia del COVID-19, algunas empresas siguen temiendo que el trabajo desde casa pueda afectar de forma negativa a la capacidad de trabajo del empleado, especialmente cuando se trata de incorporar a nuevos empleados.

Sin embargo, los modelos de trabajo remotos o híbridos están aquí para quedarse, por lo que debemos adaptar los modelos tradicionales de incorporación a los desafíos de este nuevo entorno. ¿Cómo se mantendrá motivado el nuevo personal, cómo se identificará con la empresa y cómo aprenderá toda la nueva información relevante, si no siempre es posible verse cara a cara? ¿El concepto de incorporación remota es tan sólido como su alternativa tradicional presencial? En esta entrada de blog compartiremos contigo valiosos consejos sobre cómo implementar un modelo de incorporación eficiente para los nuevos trabajadores remotos, para que puedan ser incluidos con éxito en el equipo y no se sientan abandonados.

La clave está en la planificación

Veronika Kirchner es representante de recursos humanos en AnyDesk y participa en los primeros pasos de los procesos de incorporación. «En AnyDesk, la incorporación comienza antes de que los nuevos empleados tengan su primer día oficial. Es importante una planificación con antelación y la preparación de un programa de incorporación adecuado en colaboración con el superior directo responsable, especialmente cuando se integra a alguien en un equipo remoto».

Crear un plan de trabajo virtual

Disponer de un plan de trabajo de incorporación que se adapte individualmente al puesto del nuevo miembro del personal es la clave del éxito de la incorporación, tanto cuando se trabaja en una oficina tradicional como cuando se hace de forma remota. Como empresa, hazte las siguientes preguntas:

1. ¿Qué puesto asumirá la nueva persona en tu empresa?
2. ¿Cuáles van a ser las tareas principales?
3. ¿Qué puedes ofrecer para que el nuevo empleado se sienta bien recibido?
4. ¿Qué miembros del equipo se deben encargar de la fase de instrucción?

Tener en cuenta estos puntos te ayudará a crear un plan que refleje todos los temas relevantes.

Adapta tu plan a un modelo de trabajo remoto

Para traducir esto a un modelo de incorporación remoto no se requiere un grado de aeronáutica. Si ya estás utilizando una herramienta de colaboración y reuniones en línea para conectar a tus trabajadores remotos con la oficina, ¡aprovéchala! Te recomendamos que reserves con antelación diferentes franjas horarias en el calendario del nuevo empleado para los distintas partes en las que está dividida la incorporación.

De esta manera se dará a la incorporación remota una cierta estructura y garantizará que las instrucciones no se den al azar, como suele ocurrir en la oficina, donde las cosas tienden a suceder de forma bastante espontánea. En una reunión digital, tu nuevo empleado remoto y el instructor se podrán presentar mientras se toman juntos un buen café antes de hablar de negocios.

Las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia

De vez en cuando, los nuevos empleados pueden necesitar algo de ayuda, ya sea por problemas técnicos con los dispositivos o porque tienen preguntas relacionadas con sus tareas. En la oficina, un simple grito de ayuda suele atraer la atención de los miembros del equipo. Éstos se revuelven en sus sillas en la oficina y asisten con gusto para mostrar cómo resolver un problema específico o para ayudar a guiar al siguiente paso.

Pero ¿qué ocurre si todo el equipo trabaja desde casa? Un software de escritorio remoto que permita acceder a otros dispositivos puede, efectivamente, marcar la diferencia. En casa, un nuevo empleado podría sentirse perdido e inseguro a la hora de resolver un problema por su cuenta. Por eso, disponer de las herramientas de software adecuadas es fundamental para ayudar a los nuevos empleados en su puesto de trabajo remoto.

Cómo las aplicaciones de escritorio remoto pueden facilitar la incorporación

Un software de escritorio remoto ofrece la posibilidad de compartir pantalla, lo cual permite a los compañeros mostrar en su propio dispositivo cómo se realizan correctamente las tareas. Una solución flexible también proporcionará una variedad de opciones de personalización, como los perfiles de permisos de sesión para conceder o restringir el nivel de acceso remoto a un dispositivo. Los empleados pueden decidir si permitir el acceso completo a un miembro del equipo, lo que tiene sentido cuando se trate de problemas de TI, o permitir solo ciertos permisos.

Una herramienta flexible permitirá al personal compartir archivos entre diferentes dispositivos. Para los nuevos empleados, esto podría significar el envío de archivos para su revisión directamente al dispositivo de un compañero con más experiencia. Especialmente para los departamentos de TI, este tipo de software es un elemento valioso que ofrece a los nuevos empleados un soporte remoto rápido y sencillo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La buena noticia es que se puede integrar una solución de software flexible en el sistema informático de una empresa de una forma fácil y rápida. Reconsidera las herramientas de colaboración que estás utilizando en este momento para permitir el trabajo remoto en tu empresa. ¿Podría un software de escritorio remoto complementar tu infraestructura de TI y facilitar los procesos de incorporación virtual en tu empresa?

Combinarlo todo: crear oportunidades para establecer una red de contactos

Mantener la motivación de los nuevos empleados cuando no interactúan de una forma activa con la oficina parece ser un desafío para algunas empresas. Pero no tiene por qué serlo. Combinar diferentes tipos de módulos de incorporación virtual hará que el proceso de incorporación siga siendo emocionante. Incluye formaciones virtuales sobre productos, proporciona fuentes de autoaprendizaje y deja espacio en el calendario de los recién llegados para el autoaprendizaje.

Establecer una cultura de reuniones virtuales

¿Has pensado alguna vez en crear oportunidades para establecer contactos virtuales que no solo incluyan a los nuevos miembros del equipo, sino a todos tus empleados, como pausas virtuales para tomar café, comer o una reunión virtual después del trabajo? De este modo, los departamentos existentes seguirán conectados y tendrán la oportunidad de incluir a los nuevos empleados, aunque el evento solo tenga lugar en un entorno digital.

Por qué enseñar conocimientos profesionales no lo es todo

Recuerda siempre que una incorporación es algo más que una mera transmisión con los puntos más importantes. Garantizar que los nuevos empleados se sientan incluidos es tan importante como enseñar los conocimientos profesionales de un puesto y, además, contribuirá a un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada. Cuando planifiques la agenda de incorporación de un nuevo empleado, intenta pensar de forma innovadora. Imagínate lo bien recibido que se sentirá el nuevo trabajador si tus empleados actuales ya conocen su nombre el primer día.

«En AnyDesk queremos presentar a los nuevos compañeros con antelación, para que el resto de la empresa los conozca un poco», explica Veronika. «Los nuevos empleados se presentan en un pequeño cuestionario con sus aficiones y objetivos antes de su primer día oficial, todo ello de forma voluntaria, por supuesto. Con el consentimiento del nuevo empleado, compartimos las respuestas en forma de anuncios en un canal de comunicación interno y seguro de la oficina para que otros puedan descubrir posibles puntos en común, por ejemplo, aficiones mutuas».

En un entorno de trabajo virtual, esto puede ser una forma perfecta para romper el hielo. Si los nuevos empleados se sienten acogidos, guiados, apoyados e incluidos activamente en el equipo, se identificarán con el nuevo puesto y con su departamento. Y, lo que es más importante, se quedarán en tu empresa.

No hay que ponerse nervioso: la perspectiva de los empleados

Empecé a trabajar en AnyDesk a principios de noviembre y la mayor parte del tiempo de la incorporación fue a distancia. A decir verdad, al principio no estaba seguro de que esto pudiera funcionar. Venía de un entorno de trabajo muy tradicional en el que acudir a la oficina a diario (en tiempos prepandémicos) era la norma. ¿Aprender un trabajo completamente nuevo, hacer tareas con las que aún no estaba familiarizado, trabajar con un equipo que no conocía, y todo ello a distancia? Tuve unos cuantos ataques de pánico ante esta idea. Pero muy pronto me di cuenta de que las preocupaciones que tenía no tenían ningún fundamento.

Cómo me funcionó

Me dieron un plan de incorporación detallado que contenía varias reuniones individuales con compañeros que me daban instrucciones sobre las nuevas tareas, espacios de tiempo para el autoaprendizaje y formación virtual sobre el producto. En mi primer día, mi nuevo equipo ya conocía mis aficiones, lo que fue una forma perfecta de romper el hielo y conversar.

Mi cuaderno incluía una serie de herramientas que me ayudaron a mantenerme conectado con mis compañeros. Cuando tuve problemas de TI al principio (mi situación de pánico número uno de antemano), el departamento de TI me proporcionó soporte remoto accediendo a mi dispositivo y resolviendo los problemas en cuestión de minutos. Me sorprendió ver lo bien que iba todo.

Conclusión

No siempre es necesaria la interacción cara a cara para familiarizarse con alguien o con algo. Si una empresa tiene una mentalidad abierta, proporciona las herramientas adecuadas y ofrece oportunidades para establecer contactos e incluir a los nuevos empleados, la incorporación remota puede ser tan sólida como instruir a los nuevos empleados en un entorno tradicional de oficina. Los conceptos de trabajo e incorporación remotos también crean nuevas oportunidades en el mercado laboral, tanto para las empresas como para los empleados, ya que las empresas no tienen que limitar estrictamente su búsqueda de nuevos empleados a una región local.

Los empleados felices impulsarán tu negocio

A la hora de poner en marcha un plan de incorporación remoto, los empresarios deben pensar siempre de forma innovadora. Recuerda que incluir a los nuevos empleados a nivel social es tan importante como enseñarles los conocimientos técnicos de su puesto. Para hacerlo más interesante, recomendamos una combinación de diferentes modelos de reuniones. Los nuevos empleados solo se quedarán contigo si son felices a largo plazo, y un programa de incorporación estructurado y versátil puede ayudarte a conseguirlo.

¿Te interesa una solución de software que entienda los nuevos conceptos de trabajo? ¿Buscas implementar opciones flexibles de oficina en casa y un marco tecnológico para permitir la incorporación remota en tu empresa? Estaremos encantados de ayudarte a alcanzar estos objetivos.