如何為新入職員工提供遠端入職指引？

為遠端工作的新員工提供入職指引的小貼士

開始一份新工作並不容易。它要求我們走出舒適區，因為我們必須吸收大量新信息，記住新名字和面孔，並熟悉新任務。在應對 COVID-19 大流行的影響兩年後，一些企業仍然擔心在家工作可能會對員工的工作能力產生負面影響，尤其是在新員工入職時。

但遠端或混合工作模式將繼續存在，因此我們必須改變傳統的入職流程來適應這種變化所帶來的挑戰。如果無法進行面對面的交流，新員工將如何保持積極工作、認識公司文化並學習所有新的相關知識？遠端入職流程是否能夠代替傳統的面對面的入職流程？在這篇博文中，我們將為您提供有關如何為新的遠端工作人員進行有效入職指引的寶貴提示，以便他們可以成功地融入你的團隊而不會感到被遺忘。

規劃是關鍵

Veronika Kirchner 是 AnyDesk 的人力資源業務合作夥伴，工作包括負責管理各項的入職流程。 “在 AnyDesk，入職在新員工第一次正式上班之前就開始了。若您準備將新員工整合到遠端團隊中，提前計劃並與該部門經理共同準備適當的入職流程就顯得更爲重要。”

創建虛擬計劃流程表

制定適合新員工職位的入職流程表是在傳統辦公室和遠端辦公室幫助他們成功入職的關鍵。作為企業，你可以思考一下以下的問題：

1.新員工將在公司擔任什麼職位？
2.這次入職流程中的關鍵任務是什麼？
3.您可以提供什麼來確保新員工受到其他同事的歡迎？
4.哪些團隊成員應該在入職流程后接管指導階段？

牢記以上的重點將幫助您制定完善的入職指引計劃。

使您的計劃符合遠端工作模式

將你原來的計劃轉化為遠端入職模型並不困難。如果您已經在利用線上合作和會議工具將遠端工作人員與辦公室聯繫起來，請好好利用這些工具。我們建議您提前在新員工的日曆中為各種入職流程預留不同的時間空檔。

這將有助你有組織地安排新同事進行遠端入職，並確保各種指令得到妥善的規劃和分類。在線上會議中，您的新遠端員工和他們的上司將能夠相互介紹，同時在討論業務之前一起喝一杯熱氣騰騰的咖啡。

正確的工具可以帶來變化

每隔一段時間，新員工都可能需要一點幫助，可能是設備的技術問題或與工作內容相關的問題。在辦公室裡，即使是細小的呼救聲也通常會引起團隊成員的注意。他們樂於坐在辦公椅上轉個身，協助演示如何解決某個問題或幫助指導你的下一步工作。

但是，如果整個團隊都在家工作會發生什麼？允許您存取其他設備的遠端桌面軟件確實可以帶來非常不同的工作體驗。在家裡，新員工可能會感到迷茫，不確定該如何自己解決問題。因此，擁有合適的軟件工具是在遠端工作場所中協助新員工適應的關鍵。

遠端桌面應用程序如何確保入職流程順利？

例如，遠端桌面軟件具有屏幕共享功能，允許同事在自己的設備上示範如何正確執行任務。靈活的遠端桌面軟件還能夠提供各種個人化選項，例如對話權限設定檔以授予或限制對設備的遠端訪問級別。員工可以決定是否允許團隊成員之間進行毫無限制的設備訪問，例如在處理 IT 問題的情況下便適合設定為全權存取設備，而在其他情況下則適合允限制某些訪問權限。

一個靈活的工具將允許員工在不同設備之間共享文件。新員工能夠將文件直接發送到更有經驗的同事的設備上進行審查。特別是對於 IT 部門來說，這種軟件能夠讓他們隨時隨地為新員工提供快速、輕鬆的遠端支援。

好消息是，一個靈活的軟件能夠輕鬆快速地加入到你公司現有的 IT 系統中。你應該重新審視您公司當前在使用的協作工具是否適合遠端工作的需要。在選擇遠端桌面軟件時，你也應該確保這個軟件能夠完善公司的IT基礎架構並促進您企業中的線上入職流程。

創造交流機會

讓不常到訪辦公室的新員工保持對工作的積極性似乎對一些企業來說是一個重大挑戰。但這對某些公司來説這根本不成一個挑戰！混合不同類型的線上入職流程便能夠保持整個流程新穎有趣。這可以包括虛擬產品培訓，自學資源，你也甚至可以在新員工的日曆中為自我學習增值留出一些空間。

建立虛擬會議文化

你有沒有想過你能夠為團隊創造虛擬交流機會，不僅包括新團隊成員，還包括您的所有員工，例如虛擬咖啡休息時間、午餐或虛擬下班後聚會？即使活動僅在虛擬環境中進行，這亦能夠幫助現有部門保持聯繫，跟能夠讓新員工更快融入團隊。

為什麼我們不應只教授專業知識

永遠記住，入職流程不僅僅是爲了讓員工簡單地了解最重要的工作重點。確保新員工感到被受歡迎與教授職位相關的專業知識同樣重要，這將有助平衡員工的工作與生活。在計劃新人的入職流程時，請嘗試跳出框框思考。想像一下，如果您的員工在第一天就已經知道新員工的名字，那麼他們將會感到多麽的賓至如歸。

“在 AnyDesk，我們希望提前介紹新同事，以便公司的其他人對他們有所了解，”Veronika 解釋道。 “新員工會收到一份有關於他們的愛好和未來目標的小問卷，在他們的第一個正式工作日之前進行自我介紹—當然這都是自願的。我們會在安全的內部辦公室溝通渠道中以公告的形式分享新員工的問卷答案，以便其他同時可以發現存在的共同之處，例如共同的愛好。”

在虛擬工作環境中，這可能會是打破隔膜的好工具。如果新員工感到受歡迎、得到良好的指導、支援並積極融入團隊，他們就會對新職位和部門產生歸屬感。最重要的是，他們將留在您的公司。

無需緊張—從員工的視角出發

我在 11 月初開始使用 AnyDesk，主要用於遠端入職。說實話，一開始我並不確定這是否可行。我來自一個非常傳統的工作環境，每天（在疫情大流行前）來辦公室是常態。學習一份全新的工作，完成我還不熟悉的任務，與一個我不認識的團隊合作，甚至以遠端的形式完成這些工作？這些新的挑戰本來都令我十分憂慮，但很快我就知道我所有的擔心都是不必要的。

我的虛擬入職經歷

我收到了一份詳細的入職計劃，其中包括與同事一對一的會議，向我提供關於新任務、自學時間和虛擬產品培訓的指導。在我工作的第一天，我的新團隊就已經了解了我的愛好，讓我能夠跟快地跟他們混熟。

我的筆記本也配備了多種工具，幫助我與同事保持聯繫。當我一開始遇到 IT 問題時（讓我最驚慌的問題），IT 部門通過訪問我的設備提供了快速遠端支援，並在幾分鐘內解決了問題。我很困惑地看到一切進展得多麼順利。

結論

讓自己熟悉某人或某事並不總是需要面對面的互動。如果一家公司思想開放，提供正確的工具，並提供為新員工安排充分的社交機會，那麼遠端入職的流程便能夠完美地代替傳統辦公環境入職模式。遠端工作和遠端入職概念也為企業和員工在就業市場上創造了新的機會，因為公司不再局限於在當地尋找新員工。

快樂的員工將推動您的業務

在實施遠端入職計劃時，雇主應一直跳出框框思考。請記住，鼓勵新員工多參與社交互動與向他們傳授有關其職位的技術知識同樣重要。為了讓事情變得有趣，我們建議你可以混合使用不同的會議模式。新員工只有在長期快樂的情況下才會建立對公司的歸屬感—而結構化、多功能的入職計劃可以幫助您實現這一個目標。

對了解新工作概念的軟件感興趣？您是否正在尋求靈活的在家工作設備選項和技術框架，以在您的企業中實現遠端入職？我們很樂意幫助您實現這些目標。