リモートワーク環境でつながりを保つためのクリエイティブな方法

リモートワークでチームと連絡を取り合う方法

新型コロナウイルス感染症（Covid-19）の大流行により、ワークライフに新たなチャレンジがもたらされたことは間違いありません。対面でのミーティングやオフィスにいることが困難な場合、在宅勤務がその解決策になります。とはいえ、リモートワーカーにはそれぞれの在宅勤務の課題があります。親であれば仕事と家事の両立を考えなければなりませんし、同僚とつながりを保てなくなることが不安になる人もいるかもしれません。在宅勤務では社会的に孤立していると感じる人もいるかもしれません。

現在、多くの人がこのような悩みを両立していることを理解しています。良い知らせがあります。すべてのことに対する解決策があるのです。同僚とのつながりを保つための貴重なヒントを集めましたので、取り残されたと感じないようにしてください。

生産性の高いミーティング文化を確立する

特にマーケティング、営業または人事などの特定の分野では、仕事中の時間の大部分をミーティングが占めています。従来のオフィスはもちろん、デジタルオフィスの環境でも、できるだけ生産性の高いミーティングにすることが重要です。

ここでは、社内にしっかりとしたミーティング文化を根付かせるためのヒントをご紹介します。

バーチャルビジネスミーティングを計画する方法

事前にミーティングの議題を決めておく。
ミーティングの目標とアクション項目を決めておく。
視覚化できる状態でミーティングに臨む（例：ホワイトボードを使う）。
できるだけインタラクティブなミーティングにする。
できるだけ短時間で終わらせる。同僚もあなたと同じように多忙なスケジュールであることを常に意識しておく。
遅れてくる人を待たない。また、タイムスケジュールにも気を配ること。
出席者全員がリアルタイムで内容や進捗状況を把握できるよう、全員が見えるようにメモを取る。

ミーティングに招待されたとき

ミーティングの招待を承認する前に、ミーティングに参加する必要があるかどうかを確認します。
承認または拒否する。承認する場合は、黙って聞くだけでなく、必ず存在感を示す。
自分にとって必要ないミーティングだとわかったら、その場から退席する。

ハイブリッドワーク：ソーシャルな時間と集中する時間のバランスを考える

新しい作業モデルには新しい考え方が求められます。また、これまで以上に柔軟な対応が求められることもあります。ハイブリッドワークのコンセプトは、在宅勤務とオフィス勤務を混在させるというもので、よく耳にするようになりました。この考え方により、集中すべき仕事とソーシャルな時間のバランスをとることが可能になります。

オフィスにほとんどいない従業員は、他の日に出社している同僚とデスクを共有する「フレックスデスク」の状況になることが多いようです。この場合、デスクをカスタマイズするオプションは少なくなりますが、ハイブリッドワークに関しては、より柔軟な対応が可能になります。

ハイブリッドワークの1週間をどのように構成したらよいのでしょうか？1週間のプランを作成する場合は、オフィス勤務の日と在宅勤務の日の目標を設定するようにしましょう。

ハイブリッドワークを成功させるためのヒント

仕事のバランスをとる：オフィスの騒音から隔離され、自宅で行う方が良い仕事と、同僚の意見を聞く必要があるため、オフィスでの作業に適している仕事を決めておく。
オフィスでの対面ミーティングを計画する：可能な限り、同僚と直接顔を合わせるようにしましょう。特にブレーンストーミングの場合は、オフィスでのミーティングの方が生産性が高いことに気づくはずです。オフィスでのミーティングでは、ホワイトボードなどのサポート資料を利用することができます。また、真剣な話の合間に、スナックやコーヒーでちょっとしたおしゃべりをする時間も十分に取るよう計画しましょう。
同僚とランチをとる：同僚と交流し、よりカジュアルな環境でチームメイトを知ることができるよう、オフィスにいるときにランチミーティングを予定するようにしましょう。仕事の話ばかりしていないで、一緒に楽しい時間を過ごすことも大切です！

遊びがなければ、心は働かない

私たちは皆、生産的に仕事を終わらせたいと願っています。しかし、時々脳を働かせるために休憩を取る必要があることを忘れてしまっています。

どんなに仕事をしていても、1日の中に休憩を入れることは必要です。一人で過ごすか、友人や家族と過ごすか、同僚と過ごすかはあなた次第ですが、たまには心をリラックスさせることも必要ですのでご安心を。

休憩時間に同僚と連絡を取り合うのはどうでしょうか。そうすれば、相手とのコミュニケーションを商談だけに限定することはありません。

平日に楽しみを取り入れるさまざまな方法

チームと毎日チェックインする時間を作る。
日中にバーチャルなコーヒーブレークやランチミーティングを設定する。
休憩時間にオンラインゲーム（例：協力的なブラウザゲーム）をすることで、チームメンバー間の強い絆を作ることができる。
バーチャルな就業時間後と飲み会は、ワークライフバランスを充実させる。
ウェブカメラで接続しながら、集中力を必要としない個々のプロジェクトにリモートで（黙々と！）取り組む。
ミーティングに動きを取り入れてみる：ヘッドセットをつけたまま歩き回ったり、長時間のミーティングでは立ち上がってストレッチをしたり、たまには別の部屋に移動して景色を変えてみたり。

結論

大切なことは在宅勤務であれ、オフィス勤務であれ、自分の心と体、そして魂を大切にすることです。そうすることで、健康的で集中力のある働き方ができるのです。確かに、人間は一人ひとり違います。リモートワークやハイブリッドワークの場合、バーチャルなコーヒーブレイクが有効な人もいれば、このようなコンセプトから何も得られない人もいます。

最終的には、どのようなアイデアがワークライフバランスを豊かにしてくれるのか、試してみる必要があります。生産的なミーティング文化、ハイブリッドワークのコンセプト、そしてチームとネットワークを作る十分な時間があれば、特にフルタイムで在宅勤務をしている場合、ソーシャルな時間と集中する時間の適切なバランスを見つけることができます。