未來趨勢：混合辦公模式

AnyDesk 營銷與業務發展副總裁 Silke Hoersch 談及工作的未來

《紐約客》雜誌在 2021 年初寫道：“新冠肺炎的大流行是否永遠改變了辦公室？”疫情迫使世界各地的員工和雇主盡可能地採用綫上工作模式。現在，隨著“疫情前”的生活慢慢回歸，人們對工作的未來進行了熱烈的討論。員工有必要定期去辦公室嗎？ “遠端工作”是否正在成為“新常態”？組織如何通過較少的面對面互動來建立員工的身份並最終建立他們的忠誠度？

尋求平衡

帶著這些問題，我參加了在法蘭克福舉行的 2021 年世界級工作場所轉型活動 (World Class Workplace Transformation 2021) 。這是一個令人興奮的活動！這不但是我在 2021 年的第一次現場活動，我還可以在很多有趣的會議和人們討論工作的未來。無論我是在跟大公司還是小組織的代表交談，也可以很明顯地感受到每個人都在努力建立一個可持續的模式，為員工的辦公提供靈活的選擇，提升組織營運的彈性。

混合工作可能是未來中長期的辦公方法。這需要改變我們的領導方式以及思考我們將賦予辦公室的角色。我們將不得不重新定義工作空間，並確保強大且標準化的 IT 基礎設施。

在我們面前的變化

在最近的一項研究中，凱捷管理顧問公司(Capgemini​​)發現，超過一半的員工因遠端工作而感到筋疲力盡，這同時影響他們的敬業度、滿意度和生產力。儘管每個人都以虛擬方式連接，但這依然與在辦公室中的實際情況不同。你不能喝杯咖啡，和你的同事坐在露台上聊工作（有時關於生活）。每個日程都是預定的。您可以單單通過按下按鈕便能輕鬆發揮創意嗎？答案當然是不能。當我們遙距工作，這些隨機和巧合的交流便不會發生，因而使組織缺乏創新的想法。

混合工作模式的好處

混合工作允許員工部分時間遙距工作，部分時間在辦公室工作，這對於雇主和員工來說都是一個理想的模式。遙距管理團隊的情況也會適用於混合工作模式：領導者需要採用靈活的領導風格，鼓勵自主、同理心和透明度。一種通過相互信任和集體意識建立的的新工作文化也是不可或缺的。員工也必須改變他們的心態。如果他們每週只去辦公室 1-2 次，是否真的需要個人辦公桌和停車位？混合工作模式包括了辦公桌和辦公室共享。轉向混合工作模式的組織將開始以不同的方式分配和建立辦公空間。

辦公室—組織的中心

單單為員工配備筆記本電腦並不足以讓人們對未來的混合工作模式做好準備。我在 World Class Workplace Transformation 2021中學到的一個有趣概念是“基於活動的工作”。工作分為不同的活動概況：包括執行、深度集中工作時間、創新與發展、計劃會議和自發會議。同時通過問卷調查，計算每位員工的活動概況。加上員工在家工作的天數，可以計算出需要安排多少辦公桌予員工集中執行工作；或安排多少辦公協作空間以進行不同會議。此外，基於活動的工作編排亦能為不同團隊的頭腦風暴和創造性任務提供了空間。

正確的工具是必不可少的

此外，我們還需要強大的 IT 基礎設施來實現流暢的混合工作模式，包括在辦公室的每個辦公桌上設置標準設備，以及能夠遠端存取設備和文件的正確工具。雇主需要時間來製定適合其組織的設置。

最後，我們亦需要重新定義工作空間的角色。混合工作將要求僱主在虛擬空間和在辦公室重新構建員工接觸的空間。讓辦公室成為人們喜歡去的地方和慶祝成功的地方會是一個很好的方法。有使命感和歸屬感的員工會來到辦公室。不是因為他們必須這樣做，而是因為他們想這樣做。

塑造工作的未來—攜手共進

我們面前有巨大的變化，弄清楚最好的選擇和執行方法亦被視為一個巨大的挑戰。但是，我們也有機會改善許多事情。我想強調的是，儘管僱主和領導者需要為很多東西負責，創造未來的工作環境和工作文化亦同時是每個人的責任。

如果沒有每個團隊成員的貢獻，變革就不可能發生。如果沒有人類的互動，未來將一無所有。而互動更在客戶服務的未來扮演著重要的角色。

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